【保存版】英語のテレカン(電話会議)のやり方と6つのコツ

「対面の会議なら何とかなるけど、電話会議だと顔が見えないので相手が何を言っているか分からない」

「テレカンで言いたいことが言えずに、仕事に支障が出る」

 

英語で電話会議やビデオ会議には独特の難しさがあります。

そのため、会議をこなすだけで苦労したり、電話会議のたびに憂鬱になる人も多いと思います。

 

しかしコツを抑えれば、テレカンはそこまで難しくありません。

 

英語コーチとしてサポートするときに、テレカンで悩んでいる人が多いので、この記事を書きました。実際に私が実践し体得した6つのコツをお伝えします。

テレカン(英語の電話会議)のやり方と6つのコツ

  1. 事前準備でアジェンダとプレゼン資料を共有する
  2. 会議の参加者を確認する
  3. プレゼンはシンプルに ロジカルな話し方で説明する
  4. 分からないときに聞き返すフレーズを覚えておく
  5. 図を用いた説明にはスマホ写真や画面共有を活用する
  6. 会議終了後、参加者でラップアップを行い、相手に議事録を送る

 

テレカンの事前準備でアジェンダとプレゼン資料を共有する

会議の前に、相手とアジェンダを共有しておくとよいです。アジェンダとは、打ち合わせで議論する重要なトピックのことです。遅くとも会議の前日には、メールしておくのがよいしょう。

 

なぜなら、相手とアジェンダを共有していると、会議の場で何の話題を話しているか明確になるからです。

仮に話題がそれたとしても、アジェンダを共有していれば議論を戻しやすくなります。

 

また、可能であればパワーポイントなどで作成したプレゼン資料を共有しておくと、より会議がスムーズになります。

事前に資料を準備し相手に目を通しておいてもらうことで、自分が伝えたい内容を伝えやすくなるからです。

 

仮に英語のスピーキングに自信がなくても、資料に必要な情報を書いておけば、誤解が生じにくくなります。

会議で話す場合とは異なり、資料をつくるときにはGoogle翻訳を使い英訳することも可能です。

 

過去に、アメリカ企業の3拠点と電話会議をして、混沌とした状況に陥ってしまったことがあります。実は、このとき事前に相手とアジェンダを共有していませんでした。

そのため、議論が発散したときに戻すことができなかったのです。

 

私の失敗体験からも、電話会議やweb会議をする場合は、アジェンダを相手と共有することをお勧めします。

 

テレカンの参加者を確認する

電話会議やビデオ会議を始める際、冒頭で必ず参加者を確認します。

対面の会議の場合、初対面の相手とは名刺交換をしますが、電話会議の場合はできません。

そのため誰が会議に参加しているのかわかりません。

 

会議の冒頭に、最低限、名前と所属は確認しておくべきでしょう。

また、会議の開催招集メールが出ている場合は、事前に参加者をGoogleで調べておくと誰が参加するか把握することができます。

情報をとれる場合は、事前に下調べをしておくとよいでしょう。

 

プレゼンはシンプルに ロジカルな話し方で説明する

電話会議でプレゼンするときは、まず自分の発言を理解してもらえることを目指しましょう。

できるだけシンプルに、ロジカルな話し方で説明します。

なぜなら、音声のみで伝えるため、情報量を減らし整理しないと相手に伝わらないからです。

具体的には以下の点に注意します。

 

結論ファースト

先に伝えたい内容の結論を述べましょう。

日本語では「起承転結」で話をすることが多く、結論を最後に持ってきます。

 

しかし、英語の場合は結論を先に述べた方がよいでしょう。

なぜなら、相手がまず知りたいのは結論だからです。

結論を先に示した後で、理由を説明します。

たとえば相手に反対を表明するとき、以下のように伝えます。

 

“I do not agree with you, because~~”

「私は反対です、なぜなら~~」

このように、結論ファーストで話をすると相手に伝わりやすくなります。

 

最初に話の数を伝える

話のポイントが3つある場合、以下の要領で説明をします。

I’ll talk about three points.

First, ~~
Second, ~~
Third, ~~

このように伝えることで、相手はいくつの話題が出てくるか聞く準備ができます。

そのため、聞き手のストレスを減らすことができます。

 

主語を明確にする

アクションをとる主体が誰なのか、誤解を防ぐため主語を明確にしましょう。

日本語の分は、主語を省略してもたいていの場合、意味が通じます。しかし、英語は主語がないと成り立ちません。

たとえば、「それを来週までに完了させます」のような日本語のとき。

 

「我々が」アクションをとるのであれば、主語はweになります。

“We’ll finish it till next week.”

 

しかし、「相手に」アクションをとってほしいのならば、主語はyouになります。

“Could you finish it till next week?”

 

誤解を避けるために、主語を明確にして伝えるべきです。

※わかりやすい話し方は以下の記事を参考にしてみてください。

ご参考:英語ディスカッションの6つのコツ おすすめの教材やスクールも紹介

 

分からないときに聞き返すフレーズを覚えておく

相手が言っていることを聞き取れないとき、聞き返すフレーズを覚えておくと便利です。

“Could you repeat again?”
(もう一度、言ってもらえますか?)

“Sorry, I couldn’t understand. Could you speak more slowly?”
(すみません、分かりませんでした。もう少しゆっくり話してもらえますか?)

私も電話会議で、これらのフレーズを何度も使っています。

 

図を用いた説明には、スマホ写真や画面共有を活用する

最近のweb会議システムには、パソコンの画面共有機能がついています。ZOOMでも画面共有が可能です。

もし、あなたの会社がこれらのweb会議システムを導入しているならば、積極的に画面共有機能を使いましょう。

なぜなら、PC画面をホワイトボード替わりに使えるからです。

図解したいときは、パワーポイントなどに絵を描きながら議論をするとよいでしょう。

 

電話会議の場合は、画面共有は使えません。

 

そのため、私が電話会議中にどうしても図表を書いて説明する必要が生じたときは、以下のように対処しています。

まず、ホワイトボードか紙に絵や表を書きます。次にスマホで撮影し、その場で相手にメールで送ります。

多少のタイムラグは生じますが、複雑な話を整理したいときには有効です。

テレカン終了後、相手に議事録をメールする

会議終了後に、日本側の参加者同士で重要ポイントと次のアクションを簡単に整理しておきます。

これをラップアップと呼びます。

 

英語の電話会議、web会議の場合、日本側の参加者間でも理解度にばらつきがあるケースが多いです。参加者の英語力にばらつきがあるからです。

ラップアップをすることで、抜け漏れをなくすことができます。

 

そして、ラップアップで整理した内容を議事録としてまとめ、相手にメールで送付します。議論内容とアクションの誤解を防ぐためです。

 

日本語の会議の場合、議事録は社内向けだけに作成し相手に送付しないケースも多いです。しかし、英語の会議の場合は、相手と議事録を共有しておいた方がよいでしょう。

こちらが英語を理解できていないせいで誤解が生じることがあるからです。

 

議事録には以下の内容を書きます。

  • 日時と参加者
  • アジェンダと結論
  • 次のアクション(誰が、いつまでに、何をするか)

 

ここまで、英語の電話会議、web会議をスムーズに行うテクニックを紹介してきました。

これらのテクニックを使うことで、これまでよりスムーズに会議を進めることができるはずです。

 

テレカン(英語の電話会議)をもっとうまく進める方法

音質のよいスピーカーやweb会議システムなど環境を整える

電話会議、web会議の環境をよくするだけで、各段に議論の理解が深まります。なぜなら、音声や画像をクリアに認識できるようになるからです。

さらに、動画の質を上げれば「視覚情報(表情や目線、しぐさ)」も受け取れるようになります。

 

もしあなたがweb会議システムを導入する権限を持っているのであれば、使い勝手のよいシステムの導入を検討するのもよいでしょう。

 

 

より簡単に環境を改善する方法としては、音質のよいスピーカーを購入することです。

スピーカーはBluetooth対応のものがおすすめです。なぜなら、スマホと連動が簡単だからです。

最近はスマホ経由で電話会議をするケースが増えています。Bluetoothでスマホと連携できるスピーカーは便利です。

たとえば、以下の商品があります。


Jabra スピーカーホン SPEAK 510-FOR PC

 

道具に投資をすることで、環境を改善することができます。

英語の基礎力を上げる

英語の基礎力を上げることにより、電話会議やweb会議で、より有効な議論ができるようになります。

英語理解のために脳を使わなくてよくなり、コンテンツに集中できるようになるからです。

実際、私も英会話のトレーニングを積んだ後、英語の電話会議のときに話の中身に集中できるようになりました。

 

短期間で英語力を上げる勉強法について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

→【知らないと損!】科学的な英語勉強法5つのポイント|効率が変わる学習法

まとめ|コツを学んで、テレカン(英語の電話会議)の進め方を身に着けよう

海外のパートナー企業と効率的に仕事を進めるには、テレカンは欠かせません。今後、ますます英語の電話会議をする機会は増えていくと予想されます。

最初はテレカンに抵抗感があるかもしれません。しかし、この記事で紹介したコツを実践すると次第に慣れてくるでしょう。

 

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