ビジネス英語の謝罪表現|フォーマル度と丁寧度で解説~“I'm sorry"は使うな!~

英語で謝るとき、“I’m sorry.”と言っていませんか?

 

友達同士なら良いかもしれませんが、ビジネスシーンには不適切です。上司やクライアントを相手に使うと、ムッとされたり人間関係に悪影響を及ぼしたりしかねません。なぜなら、“I’m sorry”はカジュアルで丁寧でない表現だからです。

 

私がビジネス英語コーチとしてサポートする中、謝罪表現のバリエーションを知らないことで、仕事で損をしている人を見かけます。

この記事でまとめるように、「フォーマル度」と「丁寧度」の軸で整理すると、場面に応じた謝罪表現を使いやすくなります。

ビジネス英語の謝罪表現~フォーマル度と丁寧度~

 

ビジネス英語の謝罪表現を、フォーマル度と丁寧度でマップ化しました。

横軸がフォーマル度です。もっともカジュアルなのが“sorry”です。“apologize”は“sorry”よりフォーマルで、“regret”が最もフォーマルです。

 

縦軸は丁寧度を表します。“very”“do”で強調すると丁寧さを表現できます。たとえば、“I am very sorry for~~.”や“I do apologize”などです。

 

さらに丁寧な謝罪をするときは、“terribly”, “truly”, “deeply”, “sincerely”などの副詞で強調します。“I am terribly sorry for~~.”のような感じです。

 

左下に位置する“I’m sorry for”はカジュアルで丁寧度が低い謝罪の仕方です。反対に、右上に位置する“I truly regret that~.”は最もフォーマルで丁寧な謝罪表現となります。

 

”sorry”, “apologize”, “regret”のニュアンスの違い

Sorry謝罪の言葉としては、一番カジュアル。プライベートで使う場合、個人の反省の意を真摯に伝えられる。
一方、ビジネスシーンにはカジュアルなため、上司やクライアントにはあまり使わない。
Apologizesorryよりもフォーマル。Sorryのように個人の反省や後悔の気持ちは含まれない。ビジネスで一般的に使われる言葉。
Regret一番フォーマルな謝罪表現。Sorryのように個人の反省や後悔の気持ちは含まれない。特にビジネス文書などで謝罪するときに用いられる言葉。

以下で具体的な使い方を解説します。

 

“sorry”はカジュアル

“sorry”はカジュアルな謝罪表現です。また、個人的に「申し訳ない」という感覚を表します。

 

“I’m sorry”と略すと子供っぽく聞こえます。ビジネスで使う場合には、“I am sorry”と言った方が良いです。

 

“I’m sorry for my late response.”
(お返事遅れてすみません。)

“I am very sorry that I could not meet your request.”
(ご希望に添えず、申し訳ありません。)

 

“apologize”は“sorry”よりフォーマル

“apologize”は「謝罪する」、「謝る」という意味で、“sorry”よりもフォーマルです。

 

“I apologize for causing trouble.”
(ご迷惑をおかけして、申し訳ありません。)

“I do apologize for my mistake.”
(間違いについて、おわび申し上げます。)

“I sincerely apologize that I could not meet your request.”
(ご希望に添えず、心よりお詫び申し上げます。)

 

もっともフォーマルな“Regret”

“regret”は「遺憾に思う」、「後悔する」という意味で、最もフォーマルな表現です。主にビジネスにおいて、文書で謝罪するシーンによく使われます。反対にカジュアルな場面で謝罪するときには使いません。

 

“I regret my mistake.”
(ミスをしてしまい、申し訳ありません。)

“I do regret my mistake.”
(ミスをしてしまい、本当に申し訳ありません。)

“I deeply regret my mistake.”
(ミスについて、深くおわび申しあげます。)

 

個人的な謝罪を表すときは“I”、会社として謝罪するときは“We”

“I am sorry that I could not meet your request.”
(ご希望に添えず、申し訳ありません。)

主語を“I”にすると、「私が」相手の希望に添えなかったとの意味合いになります。

 

“We are sorry that we could not meet your request.”
(ご希望に添えず、申し訳ありません。)

主語を“we”にすると、「私たちが」「会社として」相手の希望に添えなかったとのニュアンスになります。

“do”や“very”で強調すると丁寧になる

先ほどのマップの縦軸を思い出してみてください。“do”“very”を加えると丁寧さが増します。

 

“I am sorry for my late response.”
(お返事遅れて、すみません。)

“I am very sorry for my late response.”
(お返事が遅れ、申し訳ありません。)

 

“I apologize for causing trouble.”
(ご迷惑をおかけして、申し訳ありません。)

“I do apologize for causing trouble.”
(ご迷惑をおかけして、大変申し訳ありません。)

丁寧さmaxの表現~terribly, truly, deeply, sincerely~

最上級の丁寧さを表すのが“terribly”, “truly”, “deeply”, “sincerely”の副詞を加えた謝罪表現です。深いお詫びの想いを伝えたいときに使います。

 

“I terribly sorry for my mistake.”
(ミスをしてしまい、本当に申し訳ありません。)

“I sincerely apologize for my mistake.”
(ミスしてしまったことを、心からおわび申し上げます。)

“I deeply regret that I made a mistake.”
(ミスをしたことを、本当に申し訳なく思います。)

ビジネス英語で謝罪するときのマインド

ここまで、英語で謝罪する表現をフォーマル度と丁寧度の観点で解説してきました。しかし、英語で謝るときは謝罪の言葉を述べるだけでは不十分です。

 

謝罪するとき、以下のフレームワークで伝えます。

謝罪のフレームワーク
1. 謝罪の言葉
2. うまくいかなかった理由の説明
3. 再発防止を宣言

上の章で1.謝罪の言葉を解説してきたので、以下では、2と3について解説します。

うまくいかなかった理由を言葉で説明する

日本人は、謝罪するときに失敗した理由を十分に説明しません。むしろ、理由の説明は言い訳と受け止められるため、何も言わずに謝るのが潔いとされます。

なぜなら、日本がハイコンテクスト文化だからです。ハイコンテクスト文化とは、すべてを言葉にせずに「以心伝心」、「阿吽(あうん)の呼吸」、「空気を読む」ことが推奨される文化です。フランスINSEAD(インシアード)のエリン・メイヤー教授の研究によると、日本は世界で一番ハイコンテクストな文化です。

 

反対に、日本と比べ海外の国(特にアメリカなど英語圏)はローコンテクストな文化です。ローコンテクスト文化とは、空気を読まずにすべてを言語化して伝える文化です。

 

そのため、英語で謝るときには、失敗してしまった理由をセットで伝えることが重要です。失敗したことを謝るときに、なぜ失敗したのかを説明することが求められます。失敗した理由を説明しないと納得してもらえなかったり、不誠実だと思われたりしてしまいます。

 

理由を説明する表現の例

仕事で失敗してしまったとき、謝罪とセットで以下のように理由を説明します。

 

“I got really over-extended.”
(できる以上の仕事を引き受けてしまいました。)

“I’m afraid that I was over-optimistic.”
(残念ながら、楽観しすぎていました。)

“There were a lot of unexpected things that came up.”
(予期せぬ事態がいくつも発生しました。)

“I misjudged the situation.”
(状況判断を誤りました。)

“I did my best, but unfortunately this time wasn’t enough.”
(ベストを尽くしましたが、残念ながら今回はそれだけでは不十分でした。)

“This was a particularly challenging assignment.”
(これは特に難しい課題でした。)

 

日本人の感覚からすると、「失敗の理由になっていないのでは......」と感じる言い方もあると思います。しかし、それでも理由を説明した方が誠実だと受け止められます。なぜなら、ローコンテクスト文化では、きちんと言葉にすることが重要だからです。

「言い訳しているようで気恥ずかしい」と感じるかもしれませんが、英語で謝るときは理由とセットで謝罪の意を示してみましょう。

再発防止することを伝える

謝罪の後に、再発防止することを伝えて締めくくります。

“I'll make sure it doesn't happen again.”
(二度と同じことを起こさないように頑張ります。)

“We will make every effort to ensure this error won’t happen again.”
(今回のような間違いが起こらないように充分に努めます。)

“We will try our best not to repeat such a mistake.”
(再発防止に努めてまいります。)

まとめ|状況に応じて謝罪の言葉を使い分けよう

この記事ではフォーマル度、丁寧度の観点で英語の謝罪表現をまとめました。ビジネスでは“sorry”よりも、より丁寧な“apologize”や“regret”を使うケースが多いです。また、“terribly”, “truly”, “sincerely”などの副詞を使うことで丁寧さを表現することができます。

特に上司やクライアントへの謝罪には、フォーマルで丁寧な表現を使うことをおすすめします。

 

ビジネス英語では、単に言いたいことを伝えればよいのではなく、丁寧さやフォーマル差を意識することが重要です。

謝罪以外の場面で、ビジネス英語で使われる丁寧な表現を以下の記事にまとめました。英語に敬語や丁寧語なんてあるの? と思う方は読んでみてください。

 

⇒ご参考:【注意!】ビジネス英会話には英語の敬語が必須~丁寧語を使いこなそう~

 

 

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