ビジネス英語メールの書き方ルール|スラスラ書ける

仕事で英語メールを書くとき、何を書いたらよいか分からず戸惑ってしまう人も多いかと思います。

それは、ビジネス英文メールのマナーとルールを知らないことが原因です。

 

ポイントを抑えれば、英語メールを悩まずに書けるようになります。

私も、最初はビジネス英語メールをどのように書いたらよいか分からず、パソコンの前でフリーズしていました。

 

しかし、書き方のマナーやルールを学んでからは、スラスラと英語メールを書けるようになりました。

 

英語ビジネスメールの書き方4つのルール

  1. 一通に一つの要件に絞る
  2. 要件は簡潔に書く
  3. できるだけポジティブな表現を使う
  4. 定型文を覚えておく

    ルール1|一通に一つの要件に絞る

    先ほど説明したように、一つのメールにたくさんの要件を盛り込むと、相手は面倒に感じちゃんと読んでくれなくなります。

    そのため、「一通のメールに一つの要件」が基本です。

     

    もし複数の要件を伝える必要があれば、メールを複数に分けましょう。

    一つの要件に絞ると、メールが短くなるため「こんなに短いメールを送ってもよいのだろうか」と心配する人もいるかと思います。私も以前は、短すぎるメールは相手に失礼になると思っていました。

    しかし、海外の方からくるメールを見ていると、数行の短いメールが送られてくることが大半です。
    時には要件が1行であることもあります。

     

    そのため、相手のメールの送り方を真似して、「短くてもよいから一通のメールに一つの要件」のルールを守るようにしました。

    その結果、相手とのコミュニケーションの抜け漏れが減りました。

    ビジネスを進めるためにも、相手に負荷をかけないためにも、一通のメールに一つの要件に絞ることが重要です。

    ルール2|要件は簡潔に書く 

    英文メールには、挨拶などの長い前置きは不要です。

    まず、要件を書きましょう。

    日本人の感覚からすると、前置きが長い方が丁寧な気がします。

     

    しかし、海外の方、特にアメリカ人にとって長い前置きはかえって不親切です。

    簡潔に書くと短くなってしまうので相手に失礼にならないか、と心配する人がいますが気にすることはありません。

    なぜなら、相手はメールを読む際に要件を早く知りたいからです。

    ルール3|できるだけポジティブな表現を使う

    英語メールには、なるべくポジティブな表現を用いるとよいでしょう。

    なぜなら、同じ内容でも相手に伝わるニュアンスが変わってくるからです。

    海外の協業相手、特にアメリカ人からのメールはネガティブな内容でもポジティブに書かれていて驚きました。

    たとえば、以下のようなメールを受け取ったことがあります。

     

    I can attend the next meeting till ten o’clock.
    (次の会議は10時までしか参加できません)

     

    日本人の感覚だと、以下のように書いてしまいますが、”not”を使わずに要件を伝えてきました。
    I cannot attend the next meeting after ten o’clock.

    また、以下の例もあります。

     

    I can send the sample by the end of this month.
    (サンプルを今月末までに送ります)

     

    もともと、月の半ばにサンプルを送ってもらう予定でした。
    予定変更のメールに上記の記載があり驚きました。

     

    このように、英語メールはポジティブに書かれることが多いです。

    私も最初は慣れませんでしたが、これは英語表現における気遣いなのだろうと捉えるようになりました。

    英語メールには「可能な限りできることを伝える」「なるべく前向きな姿勢を見せる」暗黙の約束があるのです。

    ネガティブな内容を書く際も、できるだけ”not”を使わずにポジティブな表現に置き換えてみるとよいでしょう。

    ルール4|定型文を覚えておく

    ビジネス英語メールを毎回、ゼロから書くと大変です。

    しかし、ビジネス英語メールには決まった構成があり、定型文があります。

    これらの例文を覚えておくことで、スムーズに英文メールを書けるようになります。

    すぐに使える、英語メールの例文を知りたい方は以下の記事を参考にしてみて下さい。

    ご参考:ビジネス英語メール29の例文~書き出しから結びの挨拶まで~

     

    まとめ|書き方を知ればビジネス英語メールで失敗しない

    この記事ではビジネス英語メールが、うまく書けない原因と失敗しない書き方を紹介してきました。

    基本的なルールを抑えれば、英語メールを書くのに悩まなくなります。

    この記事で紹介した書き方を参考に、ビジネス英語メール作成にトライしてみて下さい。

     

    もしあなたが、ビジネスでメール以外にも英語で文章を書いている場合、次の記事が役に立つと思います。

    ご参考:英語ライティング上達法と7つのコツ【書く前の設計が8割】

     

     

    以下の記事では、分かりやすいビジネス文書の書き方を、図を用いて解説しています。よくある「主語と述語を明確に」などの細かなテクニックではなく、本質的な文章力と思考力を高める技術です。英語ライティングだけでなく、日本語のビジネス文書作成にも効果があります。

    ご参考:分かりやすいビジネス文章の書き方【テンプレートあり】

     

     

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