【一瞬で!】ビジネス英語ライティング3つのルール【7つの上達のコツも紹介】

仕事で英語のレポートや議事録など書くことになり困った経験はありませんか?

 

この記事は、日記や感想文ではなくビジネスで使える英語ライティングを上達させたい人に向けて書いています。

私は仕事の議事録などのレポートを書くだけでなく、学会論文を英語で書いた経験や、MBAコースのでA4用紙20ページ程度のレポートを英語で作成した経験があります。

 

また、私がビジネス英語コーチとしてサポートする中、「英語の文書をどう書いてよいか分かりません」との声を聞くことがあります。

この記事は、このような悩みを持つ方に向けて書きました。

この記事でわかること
  • すぐに使える英語ライティング7つの上達法
  • 英語ライティングの本質的な3つのルール

ビジネス英語ライティングが上達する3つのルールとは?

英文ライティングの原則に「3つのC」と呼ばれるものがあります。

もともとは、技術系の文書のためのルールですが、ビジネス英語ライティングや学生のレポートにも有用です。

以下で、英語ライティングが上達する3つのルール(3つのC)を紹介します。

  1. Correct(正しく書く)
  2. Clear(明確に書く)
  3. Concise(簡潔に書く)

(参考)「技術系英文ライティング教本: 基本・英文法・応用」 (中山裕木子 著)

以下で詳細に説明します。

ルール1|Correct(正しく書く)

英文を正確に書くことは最も重要です。

なぜなら、読み手に内容を伝えるのが文章を書く目的だからです。

小説や詩は複数の解釈があっても成り立ちます。読者は楽しみのために読むものだからです。

しかし、ビジネス文書、論文、技術報告書、学生のレポートは、誰が読んでも誤解なく正確に理解できるように書く必要があります。

読者はビジネスの判断を行う、追試実験を行うなどの目的で読むからです。

文法、語彙などに注意し、読み手に誤解がないようにします。

ルール2|Clear(明確に書く)

明確に書くことは、正しく書くことにつながります。

誰が読んでも誤解なく理解できるように書くには、明確に書くことが必要となるからです。

たとえば、

“Sales of our company grew a lot”
(わが社の売り上げは伸びました)

と書くのはあいまいです。

一方で、以下の文章は具体的です。

“Sales of our company grew by 10%.”
(わが社の売り上げは10%伸びました)

数字を入れることで、具体的になり文章が明確になりました。

ルール3|Concise(簡潔に書く)

正しく書く、明確に書くために、簡潔に書くことが大事です。

なぜなら、簡潔に短く表現すると、文章は自然と明確になり、誤解が生じにくくなるからです。

たとえば、

“The following gives a brief description of LCD TV."
(以下に、液晶テレビの簡単な説明を記載します)

と書くよりも、

“The following briefly describes the LCD TV.”

と書くと、語数が減り明確になります。

この章ではビジネス英語ライティングが上達する3つのルール(3つのC)を紹介しました。

3つのCを意識しつつ、前の章で紹介した7つの上達法を実践するとより効果的です。

ビジネス英語ライティング7つの上達法

  1. PREPを使い、わかりやすく書く
  2. 主語を明確にする
  3. 強い構文(SVO)を使う
  4. つなぎ言葉をうまく使う
  5. 具体的に書く
  6. 翻訳ツールや構文チェックツールを活用する
  7. 添削サービスを活用する

    上達法1|PREPを使い、わかりやすく書く

    PREPは、プレゼンなどに使われる聞き手に伝わりやすいフォーマットです。

    プレゼンだけでなく、ライティングにも有用です。

    PREPとは以下の頭文字をとったものです。

    P:Point(結論)

    R:Reason(理由)

    E:Example(事例)

    P:Point(結論)

     

    最初に結論を示し、理由と事例で肉付けをし、最後に結論でしめます。

    たとえば、以下のように書きます。

    P:英語ライティングは、書き始める前の設計が重要です

    R:なぜなら、設計がしっかりしていないと、無駄な作業が発生してしまうからです。

    E:実際、私も過去に設計を固めずに英語文書を書き始めてしまったことがあります。そのときは、途中まで書いてから最初から書き直すはめになり、何日もの作業時間を無駄にしてしまいました。

    P:そのため、英語ライティングは、書き始める前の設計が重要です。

     

    ビジネス文書、論文やレポート、いずれにも使えるテクニック。

    PREPを意識して英文を書くと、英語らしい文章が書けるようになります。

     

    上達法2|主語を明確にする

    英語で文章を書くときは、主語を明確にします。

    なぜなら、主語を明確にすることで誤解を生む余地をなくすことができるからです。

     

    たとえば、日本語は以下のように主語を省略することが可能です。

    「昨日、仕事に出かけました」

     

    しかし、英文の場合は主語を明確に示す必要があります。

    「昨日、私は仕事に出かけました」

    このように書くと、主語が明確になり読み手に内容が伝わりやすくなります。

     

    上達法3|強い構文(SVO)を使う

    学生時代に、英語の構文を習ったかと思います。
    SV、SVC、SVO、SVOO、SVOCなどです。

    この中で、最も強い構文はSVO(主語-動詞-目的語)です。

    「誰が、何をする」の意味であり、意味がクリアになるからです。

    たとえば、「私の専攻は物理学です」を英語で書く場合。

    “My major is physics.”

    でも間違いではありません。

     

    しかし、SVOを使い以下のように表現すると、シンプルになります。

    “I study physics.”

    このように、できる限りSVOの構文で書くことを心がけるとよいでしょう。

     

    上達法4|つなぎ言葉をうまく使う

    接続詞(because)や、接続副詞(however)を指します。

    つなぎ言葉を使うと文章間の論理的なつながりを明確にできるようになります。

    そのため、読み手は次にどのような内容がくるか想像できるようになり、安心しながら読み進めることができます。たとえば、以下のつなぎ言葉は便利です。

     

     

    これらの、つなぎ言葉を活用することで、論理的な英文が書けるようになります。

     

    つなぎ言葉を使うときの注意点|FANBOYSは文頭に使わない

    つなぎ言葉は便利ですが注意点があります。フォーマルなライティングでは、FANBOYSと呼ばれる接続詞を文頭に使いません。

    FNBOYSとは、以下にまとめた接続詞です。

    FANBOYSとは?
    F=FOR、A=AND、N=NOR、B=BUT、O=OR、Y=YET、S=SO

     

    たとえば以下の文は、クライアントなどへの文章に書いても問題ありません。

    "Tax increased last year, so we did'nt sell any product."

     

    しかし、以下の文はネイティブが見ると気持ち悪いと感じます。細かな違いですが、クライアントなどに提出する資料を書く際には注意した方がよいでしょう。

    "Tax increased last year.  So we did'nt sell any product."

     

    さらに詳しく知りたい方は、以下の動画を参考にしてみて下さい。2分程度の短い動画ですが、コンパクトにまとまっています。

     

    この動画は、EST onlineという実践的なビジネス英語を動画で学べるYoutubeチャンネル。プレゼンターは、東京オリンピック招致のスピーチプレゼンター育成も担当したニック・フォークナー氏。

    日本人ビジネスパーソンがやってしまいがちな、英語の間違いを1~5分の動画で学べます。

    通勤時間や昼休みなどのスキマ時間に見ると、実践的なビジネス英語が身につきます。

    ⇒EST Online

     

     

    上達法5|具体的に書く

    具体的に書くことにより、読み手に誤解がなくなります。

    たとえば、

    「この製品の売り上げは大きい」

    との表現は抽象的です。聞き手もぼんやりとしかイメージできず、さまざまな解釈が可能です。

    一方で、

    「この製品の今年の売り上げは100億円です。2015年以降、毎年30%成長率で伸びています。」

    と書くと具体的かつ明確です。

    書く内容を具体的にするには以下のポイントが重要です。

    • 数字を入れる
    • 固有名詞を入れる

    先ほどの例では数字を入れることで、具体的で明確になりました。

    数字、固有名詞を入れることで、文章が具体的になり読み手にとって明確になります。

    上達法6|翻訳ツールや構文チェックツールを活用する

    テクノロジーの進化により、翻訳ツールの精度が上がっています。

    英語ライティングする際に、Google翻訳などの翻訳ツールを積極的に活用するとよいでしょう。

     

    また、文法ミスやスペルミスのチェックには以下のツールが便利です。

    Grammarly

    Google ChromeやFirefoxの拡張機能として使用できます。

    インストールすると、Gmailに打ち込んだ英文の文法や単語のミスをチェックしてくれます。

    上達法7|添削サービスを活用する

    重要な英語文書の場合は、プロの添削サービスを活用しましょう。

    なぜなら、たとえ翻訳ツール、構文チェックツールを使っても非ネイティブの日本人が、本当に英語らしい文書を書けるようになるのは簡単ではないからです。

    たとえば、プロの翻訳家レベルになるには10年の努力が必要だと言われています。

    あなたがプロの翻訳家を目指すのであれば別ですが、ビジネスのコミュニケーションツールとして英語を使うのであれば、プロのサービスを有効に活用する方がよいです。

     

    実際、私も英語で論文を書いた際には、プロの添削サービスを利用しました。

    私もそれなりに、英語ライティングをこなした経験がありますが、それでも多くの箇所を修正いただきました。

     

    特に「日本語的発想」で書いた英文を、「英語らしく表現する」ように修正をしてもらいました。

    このスキルは一朝一夕では身に着かないので、プロに添削をしてもらい非常に助かりました。

    そのため、重要な文書の場合はプロが添削してくれるサービスを活用するのがおすすめです。

    添削サービスを利用する際の注意点は2つあります。

    添削サービス利用時は機密情報の取り扱いに注意する

    私が論文添削を依頼した際は、会社が秘密保持制約(NDA)をしている添削サービス会社を利用しました。

    論文には多くの機密情報が含まれるからです。

    いまでは個人でもNDAを作成できるので、機密が心配であれば、事前にNDAを結んでから依頼するとよいでしょう。

    英語翻訳のプロであっても、書かれているコンテンツの専門家ではない

    添削された文章をうのみにするのではなく、必ず帰ってきたものを自分の目でチェックすること大事です。

    たしかに、私が書いた論文を添削してもらい、英語らしい文章になりました。しかし、部分的に私の意図と違う翻訳をされている個所がありました。

    翻訳依頼をしたとき、日本語の要約も添付しましたが、翻訳家が技術内容を理解できていないようでした。

    そのため、翻訳から戻ってきた文書は必ず自分でチェックすることをおすすめします。

     

    まとめ|ビジネス英語ライティングは、ポイントを抑えれば上達する

    ここまで、ビジネス英語ライティングの上達法と、役立つルールを紹介してきました。

    この記事で紹介したノウハウを使って、実際にレポート、議事録、提案書などを英語で書いてみましょう。繰り返し書くことで、あなたの英語ライティングスキルが上達していくはずです。

     

    実はビジネス英語ライティングの本質は、分かりやすい日本語のビジネス文書作成スキルと共通項が多いです。

    以下の記事では、分かりやすいビジネス文書を書くための本質的な考え方を紹介しています。併せて読むと効果的です。

    ご参考:分かりやすいビジネス文章の書き方【テンプレートあり】

     

    もし、あなたがレポートや提案書など長文の英語ライティングが難しいと感じる場合、まずは英文メールから始めてみると、ビジネス英語ライティングに慣れていきやすいかと思います。

    以下の記事も参考にしてみて下さい。

    ご参考:失敗しないビジネス英語メールの書き方【マナーとルール】

     

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