- そもそも、どうやって英文を書けばいいか分からない
- ライティング力を伸ばす勉強法を知りたい
この記事ではビジネスで使える英語ライティングを上達させたい人に向けて書いています。
私は仕事の議事録などのレポートを書くだけでなく、学会論文を英語で書いた経験や、MBAコースのでA4用紙20ページ程度のレポートを英語で作成してきた経験があります。
また、私がビジネス英語コーチとしてサポートする中、「英語の文書をどう書いてよいか分かりません」との声を聞くことがあります。
この記事は、このような悩みを持つ方に向けて書きました。
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ビジネス英語ライティングの基本構成
ビジネス英語ライティングには基本となる構成があります。
ここでは2つの代表的な型を紹介します。
英語ライティングで重要なのは、書き出す前に基本構成を元にしてストーリーを固めることです。
空・雨・傘
「空・雨・傘」型と呼ばれるフレームワークがあります。
問題解決やプレゼンの際に使うフレームワークですが、ビジネス文書を英語で書くときにも使える。
以下で具体的に説明します。
空は一見晴れているが、遠くに雨雲が見える
午後には雨になりそうだ
3. 傘（行動、提案）：まとめ
傘を持って行った方がよさそうだ
事実認識→解釈→行動・提案の流れで説明する流れを、「空・雨・傘」と呼びます。ビジネスの報告書などで使われる構成です。
たとえば、下の図のようなストーリー。
今のところ自社の売り上げは伸びているが、競合が新製品を上市した。
数年後には、競合に負けてしまいそうだ。
3. 傘（行動、提案）：まとめ
自社の商品戦略を見直すべきだ。
もちろん「なぜ、競合の新商品に負けると考えるのか？」「なぜ、自社の商品戦略を見直すべきなのか？」などの分析や考察が必要となります。
それでも、いったんストーリーの骨格を作ってしまえば、どこに肉付けをすればよいかがクリアになります。
「空・雨・傘」のフレームワークは、特に事実やデータが少なく仮説ベースで報告書やレポートをまとめるときに役に立ちます。
論文型
論文や報告書は以下の構成でライティングをするのが一般的です。
1. 背景と課題
過去の研究結果、以前の検討結果などをまとめる
これまでの検討でも解決できていない課題を示す
今回の検討の位置づけと価値を示す
2. 手段とアプローチ
課題解決のために、どのような手段・アプローチをとったか。
過去の検討との違いも示す
3. 結論と考察
検討の結果、どのような結果が得られた。
結果をどのように解釈するか
4. 結論と今後の展望
今回新たにわかったことは何か
まだわかっていないこと、今後検討することはなにか
論文や報告書をいくつか読むとパターンがわかると思います。
以下に図解しました。
論文型のストーリーで一番のポイントは、最初の「背景・課題」をクリアにすることです。
なぜなら自分が書こうとしているものの、ポジショニング、オリジナリティをクリアにすることになるから。ポジショニング、オリジナリティが明確になれば、以降のストーリーは比較的簡単に組み立てられます。
実はポジショニング、オリジナリティを明確にする作業は、文書の「主題」を定義するプロセスと同じです。
ビジネス英語ライティングが上達する書き方〜3つのルール〜
英文ライティングの原則に「3つのC」と呼ばれるものがあります。もともとは技術系の文書のためのルールですが、ビジネス英語ライティングや学生のレポートにも有用です。
以下で、英語ライティングの書き方3つのルール（3つのC）を詳しく紹介します。
（参考）「技術系英文ライティング教本: 基本・英文法・応用」 （中山裕木子 著）
Correct(正しく書く)
1つ目のルールは「Correct（正しく書く）」ことです。3つのルールの中で、最も重要です。
なぜなら、読み手に内容を伝えるのが文章を書く目的だからです。
小説や詩は複数の解釈があっても成り立ちます。読者は楽しみのために読むものだからです。
しかしビジネス文書、論文、技術報告書、レポートは誰が読んでも誤解なく正確に理解できるように書く必要があります。
読者はビジネスの判断を行う、追試実験を行うなどの目的で読むからです。
文法、語彙などに注意し、読み手に誤解がないようにすることが大切ですね。
Clear(明確に書く)
2つ目のルールは「Clear（明確に書く）」です。
実は明確に書くことは、ルール1の「正しく書く」につながります。
誰が読んでも誤解なく理解できるように書くには、明確に書くことが必要となるからです。
たとえば、次のように書くのは曖昧です。
“Sales of our company grew a lot”
(わが社の売り上げは伸びました)
一方で、以下の文章は具体的です。
“Sales of our company grew by 10%.”
（わが社の売り上げは10%伸びました）
数字を入れることで、具体的になり文章が明確になりました。結果として、正しい情報を伝えられるようにもなります。
Concise(簡潔に書く)
3つ目のルールは「Concise（簡潔に書く）」です。
正しく、明確に書くために、簡潔に書くことが大事です。
なぜなら簡潔に短く表現すると文章は自然と明確になり、誤解が生じにくくなるからです。
たとえば、
“The following gives a brief description of LCD TV."
(以下に、液晶テレビの簡単な説明を記載します)
と書くよりも、次のように書くと語数が減り意味が明確になります。
“The following briefly describes the LCD TV.”
（いかに、液晶テレビについて簡単に説明します）
この章ではビジネス英語ライティングが上達する3つのルール(3つのC)を紹介しました。3つのCを意識しつつ、前の章で紹介した7つの上達法を実践するとより効果的です。
ビジネス英語ライティング上達法9つのコツ
PREP法で、わかりやすく書く
PREP法はプレゼンなどに使われる伝え方のフレームワークです。相手に理解しやすい伝え方でプレゼンだけでなく、ライティングにも有用です。
PREPとは以下の頭文字をとったもの。
P：Point（結論）
R：Reason（理由）
E：Example（事例）
P：Point（結論）
最初に結論を示し、理由と事例で肉付けをし、最後に結論でしめる流れ。
たとえば、以下のように書きます。
P：英語ライティングは、書き始める前の設計が重要です
R：なぜなら、設計がしっかりしていないと、無駄な作業が発生してしまうからです。
E：実際、私も過去に設計を固めずに英語文書を書き始めてしまったことがあります。そのときは、途中まで書いてから最初から書き直すはめになり、何日もの作業時間を無駄にしてしまいました。
P：そのため、英語ライティングは、書き始める前の設計が重要です。
PREPを意識して英文を書くと、意識せずとも論理的な文章が書けるようになります。英語ライティングでは、論理的に書くことが求められるので、PREP法を使って書くと英語らしい文章が書けるようになります。
主語を明確にする
英語で文章を書くときは主語を明確にすることが重要です。なぜなら、主語を明確にすることで誤解を生む余地をなくすことができるからです。
たとえば、日本語は以下のように主語を省略することが可能です。
「昨日、仕事に出かけました」
この文章だけ読むと、誰が仕事に出かけたのか不明確ですよね？
英文の場合は主語を明確に示す必要があります。
「昨日、私は仕事に出かけました」
このように書くと、主語が明確になり読み手に内容が伝わりやすくなります。
ルール1の「正確に書く」、ルール2の「明確に書く」にもつながります。
上強い構文(SVO)を使う
学生時代に英語の構文を習った人も多いはず。SV、SVC、SVO、SVOO、SVOCなどです。「いろいろ習ったけど覚えていない！」という人もいるかもしれませんが、問題ありません。
英語ライティングでよく使われるのは、最も強い構文のSVO（主語-動詞-目的語）です。
「誰が、何をする」の意味であり意味がクリアになるからです。
たとえば、「私の専攻は物理学です」を英語で書く場合。
“My major is physics.”
でも間違いではありません。
しかし、SVOを使い以下のように表現するとシンプルになります。
“I study physics.”
できる限りSVOの構文で書くことを心がけるとよいでしょう。
つなぎ言葉をうまく使う
つなぎ言葉とは、接続詞(because)や、接続副詞(however)を指します。
つなぎ言葉を使うと文章間の論理的なつながりを明確にできるようになります。
読み手は次にどのような内容がくるか想像できるようになり、安心しながら読み進めることができます。たとえば、以下のつなぎ言葉は便利です。
これらのつなぎ言葉を活用すると論理的な英文が書けるようになります。
つなぎ言葉を使うときの注意点
つなぎ言葉は便利ですが注意点があります。フォーマルなライティングでは、FANBOYSと呼ばれる接続詞を文頭に使いません。
FNBOYSとは、以下にまとめた接続詞です。
たとえば以下の文は、クライアントなどへの文章に書いても問題ありません。カンマの後に「so」があるからですね。
"Tax increased last year, so we did'nt sell any product."
しかし、以下の文はネイティブが見ると気持ち悪いと感じます。文章の頭に「So」があるからです。細かな違いですが、クライアントなどに提出する資料を書く際には注意した方がよいでしょう。
"Tax increased last year. So we did'nt sell any product."
さらに詳しく知りたい方は、以下の動画を参考にしてみて下さい。2分程度の短い動画ですが、コンパクトにまとまっています。
この動画は、EST onlineという実践的なビジネス英語を動画で学べるYoutubeチャンネル。プレゼンターは、東京オリンピック招致のスピーチプレゼンター育成も担当したニック・フォークナー氏。
日本人ビジネスパーソンがやってしまいがちな、英語の間違いを1~5分の動画で学べます。
通勤時間や昼休みなどのスキマ時間に見ると、実践的なビジネス英語が身につきます。
具体的に書く
具体的に書くことにより、読み手に誤解がなくなります。
たとえば、
との表現は抽象的です。聞き手もぼんやりとしかイメージできず、さまざまな解釈が可能です。
一方で次の表現は具体的かつ明確です。
書く内容を具体的にするには以下のポイントが重要です。
- 数字を入れる
- 固有名詞を入れる
先ほどの例では数字を入れることで、具体的で明確になりました。
数字、固有名詞を入れることがポイントで、文章が具体的になり読み手にとって明確になります。
翻訳ツールや構文チェックツールを活用する
テクノロジーの進化により、翻訳ツールの精度が上がっています。
英語ライティングする際に、Google翻訳やDeepLなどの翻訳ツールを積極的に活用するとよいでしょう。
また、文法ミスやスペルミスのチェックには以下のツールが便利です。
Google ChromeやFirefoxの拡張機能として使用できます。
インストールすると、Gmailに打ち込んだ英文の文法や単語のミスをチェックしてくれるので便利です。
重要な文書は添削サービスで原稿をチェックしてもらう
重要な英語文書の場合は、プロの添削サービスを活用しましょう。
なぜかというと、たとえ翻訳ツールや構文チェックツールを使っても、非ネイティブの日本人が本当に英語らしい文書を書けるようになるのは簡単ではないからです。
たとえば、プロの翻訳家レベルになるには10年の努力が必要だと言われています。
あなたがプロの翻訳家を目指すのであれば別ですが、ビジネスのコミュニケーションツールとして英語を使うのであれば、プロのサービスを有効に活用する方がよいです。
実際、私も英語で論文を書いた際には、プロの添削サービスを利用しました。
私もそれなりに、英語ライティングをこなした経験がありますが、それでも多くの箇所を修正いただきました。
特に「日本語的発想」で書いた英文を、「英語らしく表現する」ように修正をしてもらいました。
このスキルは一朝一夕では身に着かないので、プロに添削をしてもらい非常に助かります。重要な文書の場合はプロが添削してくれるサービスを活用するのがおすすめです。
添削サービスを利用する際の注意点は2つあります。
添削サービス利用時は機密情報の取り扱いに注意する
私が論文添削を依頼した際は、会社が秘密保持制約(NDA)をしている添削サービス会社を利用しました。論文には多くの機密情報が含まれるからですね。
いまでは個人でもNDAを作成できるので、機密が心配であれば、事前にNDAを結んでから依頼するとよいでしょう。
英語翻訳のプロであっても、書かれているコンテンツの専門家ではない
添削された文章をうのみにするのではなく、必ず帰ってきたものを自分の目でチェックすること大事です。
たしかに、私が書いた論文を添削してもらい、英語らしい文章になりました。
しかし、部分的に私の意図と違う翻訳をされている個所がありました。
翻訳依頼をしたとき、日本語の要約も添付しましたが、翻訳家が技術内容を理解できていないようでした。
そのため、翻訳から戻ってきた文書は必ず自分でチェックすることをおすすめします。
添削サービスでライティングのトレーニングをする
英語らしい文章を書けるようになるには時間がかかります。ただ、まったく無理なわけでもありません。
一番上達が早いのは、自分が書いた英作文の文章をネイティブに添削してもらうことです。実際にアウトプットをして、それに対するフィードバックを受けることで、「あぁ、ここではこういう表現を使うのか」、「このような構文を使うのか」と気づきが得られます。
この気づきの蓄積で、英語らしい文章を書くスキルが身についていきます。
筆者が試して、ライティング力アップに役立ったのはHiNative Trekという英作文添削サービスです。1日1題、実践的なビジネス英語にまつわる英作文に取り組み、ネイティブ講師に添削してもらえます。「量より質」で、実際に使われる英語表現に厳選されています。
体験談をまとめたので、実践的なビジネス英語を身につけたい人は読んでみてください。
⇒ご参考：【評判】HiNativeTrekで実践的なビジネス英語が身につく【体験談】
この記事で紹介したノウハウを使って、実際にレポート、議事録、提案書などを英語で書いてみましょう。繰り返し書くことで、あなたの英語ライティングスキルが上達していくはずです。
ChatGPTでライティングのトレーニングをする
2022年末にOpen AIがChatGPTと呼ばれる対話型AIを発表しました。
このChatGPTを使うと、英作文の添削が簡単にできます。
文法や単語の訂正だけでなく、ネイティブらしい表現に修正してくれる。
さらに、修正した理由も教えてくれるので、非常に便利。
これまで、英作文の添削は専門家にお願いしないといけませんでしたが、AIツールを使うと無料ですぐに添削をしてもらえます。
詳しいやり方は以下の記事を参考にしてみてください。
⇨【衝撃】ChatGPTを使った英語学習｜AIがもたらす新たな可能性
⇨ChatGPTをビジネス英語に活用する方法と注意点｜明日から使える！
まとめ｜ビジネス英語ライティングは、ポイントを抑えれば上達する
この記事ではビジネス英語ライティングの書き方と上達のコツについて詳しく解説をしました。
もし、あなたがレポートや提案書など長文の英語ライティングが難しいと感じる場合、まずは英文メールから始めてみてください。
なぜなら、英語メールは長文を書かなくても良いからです。レポートや報告書よりもハードルが低いです。
英語メールの書き方については、以下の記事も参考にしてみて下さい。
ご参考：失敗しないビジネス英語メールの書き方【マナーとルール】
この記事ではビジネス英語ライティングについて解説をしましたが、ビジネスで使える英語を身につけるには、リスニングやスピーキングなど他のトレーニングも重要です。「仕事で使える英語を身につけたい！」という場合は、以下の記事を参考にしてみてください。
