ビジネス英語プレゼンのスライド構成と作り方の例|パワポ作成のコツも紹介

悩む人
英語のプレゼンを任されたけど、どうしてよいか分からない......。スライドはどう準備したら良いのだろうか? パワポ作成のコツを知りたいな。

 

「仕事で英語プレゼンを任されたけど、自信がない」

「研究発表、学会発表で英語プレゼンをするが、どのように準備をすればよいかわからない」

 

英語プレゼンに自信がない人、経験が少ない人こそスライドに力を入れるべきです。

なぜなら、プレゼンはその場で対応する必要がありますが、スライドは事前に時間を使って準備できるからです。

しっかりスライドを準備しておけば、当日のプレゼンにも安心して臨むことができます。

 

これまで私は、大学時代の教授や会社の先輩から教わったり、MBAスクールの授業で学んだり、プレゼンに関する書籍を読んだりして、英語プレゼンを成功させるための、スライド作成技術を学んできました。

 

私がビジネス英語コーチとしてサポートする中、英語プレゼンのスライド構成や書き方を知らないせいで損をしている人が多いことに気が付きました。ですので、この記事では実践で使えるビジネス英語プレゼンのスライド構成や書き方のコツについてお伝えします。

 

大和博
コツを覚えれば、英語プレゼンのスライドを作れるようになり、プレゼン自身も成功させられるようになります。
この記事でわかること
  • 英語プレゼンのスライド構成|ビジネスや学会発表向け
  • 悪いスライド例、よいスライド例
  • 英語プレゼンのスライド作成3つのコツ

英語プレゼンのスライドを作る前に見てほしい動画

スライド作成スキルを学ぶのは重要ですが、英語プレゼンの成功と失敗は、スライド作成前に決まります。
具体的には、以下を明確にしてからスライドを作成し始めることをおすすめします。
英語プレゼンで最も大切なこと
  • 誰に対してプレゼンをするのか
  • 聞き手は、どの程度の前提知識を持っているのか
  • 聞き手はこれから何を知る必要があるのか
  • 聞き手はどのような順序で聞きたいのか

 

さらに詳しく知りたい方は、こちらの動画をどうぞ↓

英語プレゼンで、聞き手のことを意識する重要性がコンパクトにまとまっています。

 

この動画はEST onlineという実践的なビジネス英語を動画で学べるYoutubeチャンネルです。

プレゼンターは、東京オリンピック招致のスピーチプレゼンター育成も担当したニック・フォークナー氏。

日本人ビジネスパーソンがやってしまいがちな、英語の間違いを1~5分の動画で学べます。

通勤時間や昼休みなどのスキマ時間に見ると、実践的なビジネス英語が身につきます。

⇒EST Online

 

英語プレゼンのスライド構成と流れ

英語プレゼンのスライドは以下の構成で作ります。

  1. 導入
  2. 本論
  3. 結論

この流れを頭に入れてスライドを組み立てると、準備がしやすくなります。

 

下図に英語プレゼンの流れと、内容をまとめました。

 

以下で詳細に説明します。

スライド構成1|導入部

導入部はプレゼンの「つかみ」です。具体的には以下の内容を盛り込みます、

挨拶と自己紹介

プレゼンの冒頭では、挨拶と自己紹介を行います。
自己紹介のスライドを一枚準備しておくとよいでしょう。

名前、所属、本日プレゼンをする理由などです。

プレゼンの目的と背景

なぜ、これからプレゼンを行うのか目的と背景を説明します。

その後、聴衆がプレゼンを聞いて得られるメリットをスライドに書いておくとよいです。

ここは大事なポイントです。
なぜなら、聴衆はあなたの話を聞くメリットを理解できないと、集中して聞いてくれないからです。

プレゼンの概要と全体像(目次)

本論に入る前にプレゼンの概要と全体像を示しておくのは重要です。
なぜなら、人は話の全体像が見えないと、「いまは何の話をしているのだ」とストレスを感じるからです。

実際には「目次(Table of Contents)」「アジェンダ(Agenda)」を示します。

スライド構成2|本論

英語プレゼンテーションでは、話を3つ程度に分けるのが一般的です。

たとえば、以下の流れです。

 

学会発表の場合
  1.  従来の課題と本研究の位置づけ
  2.  実験結果、計算結果
  3.  結果の考察、今後の展望

 

製品紹介の場合
  1. 現状で不便だと感じること
  2. 製品で得られる結果と根拠
  3. 行動喚起(問い合わせや購入など)

      必ずしも3つの章だてにする必要はありませんが、目安として覚えておくとよいでしょう。

       

      スライドの本論を作成するとき、分かりやすいビジネス文書、技術文書を書く技術が使えます。なぜなら、ビジネス文書でも構成を練ることが大切だからです。

      テンプレート付きで詳しく解説したので、参考にしてみて下さい。

      ご参考:分かりやすいビジネス文章の書き方【テンプレートあり】

       

      スライド構成3|結論

      結論部にはプレゼン内容をまとめたスライドを準備します。

      ポイントとなる内容を、箇条書きで示すのがオススメです。

       

      英語プレゼンのスライド作成3つの工夫

      次に、スライド作成の3つの工夫を紹介します。

      スライド作成3つの工夫
      1. 1スライド1メッセージ
      2. 情報量を減らしてシンプルに
      3. 図表やグラフを効果的に使う

       

      1スライド1メッセージ

      一枚のスライドに、複数の内容を盛り込まず一つのメッセージに絞ります。

      これはスライド作成の鉄則です。

       

      なぜなら、聴衆は多くの話を同時に理解できないからです。

      そのため、できる限りシンプルにする必要があるのです。

      2つ以上のメッセージを入れたくなったら、スライドを2つに分けましょう。

       

      情報量を減らしてシンプルにする

      スライドの準備をしていると「これも話したい」「あの項目も盛り込まなくては」との思いに駆られ、つい多くの情報を盛り込みたくなります。

      また、言いたいことをそのまま文章に書いてスライド化してしまうこともあります。しかし、情報量を多くすると聴衆は理解しづらくなります。

       

      なぜなら、スライドを見るのに集中力が必要となり、プレゼンターの話を聞き逃してしまうからです。できる限り情報量を減らしシンプルにすることで、聴衆の脳に負担をかけなくてすむようになります。

       

      たとえば、次のスライドは悪い例です。

      スライドの悪い例

       

      1スライドにメッセージが入っています。また、情報量が多く見づらいです。

       

       

      以下は良いスライドの例です。

      1スライド1メッセージとしました。

      また、長い文章を箇条書きにしてシンプルにしました。

      できる限り、聴衆の脳に負担をかけない設計にすることが重要です。

      図表やグラフを効果的に使う

      スライドを作成するとき、なかなか文章だけでは表現できない内容があります。

      円グラフ(pie-chart)

      たとえば、自社と競合のシェアを紹介するときは、スライドに数字を並べるより円グラフ(pie chart)を書いた方が、パッと見てわかりやすいです。

      棒グラフ(bar graph)

      また、売上や利益の推移ならば、棒グラフ(bar graph)を使うとよいでしょう。

      相関グラフ(correlation graph)

      あるいは、特性Aと特性Bの相関関係を示したいときは散布図のグラフを示します。

      このように図やグラフを用いることで、視覚に訴えることができ聴衆に伝わりやすくなります。

       

      英語プレゼンのスライド作成3つのコツ

      次に英語プレゼンのスライド作成3つのコツについて解説します。

      このコツを押さえるとぐっと伝わりやすいスライドになります。

      スライド作成3つのコツ

      コツ1|簡単、簡潔に書く

      コツ2|具体的、明確に書く

      コツ3|日本語は△、英語は▽

       

      簡単、簡潔に書く

      スライドの理想は「一目で見て、しかも誰からも誤解されない」ものです。

      そのためには、以下の工夫が必要です。

      • シンプルな構成を心がける
      • 難しい言葉は避け、できるだけ簡単な言葉を使う
      • 余計な情報を話したり、言葉足らずになったりするのを避ける
      • 主語、述語をはっきりさせる

      一見当たり前に見えますが、実践するのは簡単ではありません。

      なぜなら簡単、簡潔にするには、プレゼン内容を深く考え、何が重要かを言葉にする必要があるからです。

       

      実際、私が学会発表をした際、自分に対して何度も以下の問いを投げかけました。

      自分に問いかけたこと
      • なぜこの内容を盛り込むのか?
      • なぜこの内容は入れないのか?
      • なぜこのスライドの順番にするのか?
      • なぜこのようなレイアウトにするのか?
      • なぜこの単語を使うのか?

      このようなプロセスを経て簡単、簡潔なスライドができあがります。

      数字を使い具体的に書く

      プレゼン内容は具体的かつ明確にします。

      なぜなら聞き手にアイデアや概念を正しく理解してもらうためです。

       

      たとえば次の表現は抽象的です。

      この製品の売り上げは大きい

      聞き手もぼんやりとしかイメージできず、さまざまな解釈ができてしまいます。

       

      では次の文章をみてください。

      この製品の今年の売り上げは100億円です。2015年以降、毎年30%成長率で伸びています。

      このように話すと具体的かつ明確になります。なぜなら数字が入っているからですね。

       

      プレゼン内容を具体的、明確にするには以下のポイントが重要です。

       

      具体的にするポイント
      • 数字を入れる
      • 固有名詞を入れる
      • 図表を入れる

      先ほどの例では数字を入れることで、具体的で明確になりました。

      数字、固有名詞、図表を使うことを意識するだけで、プレゼン内容を具体的かつ明確にすることができます。

       

      英語プレゼンの構成は▽

      日本語の話の展開は、最初に背景や理由を説明し、最後に結論を述べるのが一般的です。
      「起承転結」はその代表例です。

       

      一方、英語は最初に結論を述べ、そのあとに理由や根拠を示す話し方をします。

      故・外山滋比古氏は、これをたとえて「日本語は△型、英語は▽型」と述べています。

      下図のイメージです。

      この違いを認識し、英語プレゼンのスライドは結論を先に述べ、その後に理由や根拠を述べるスタイルにするとよいでしょう。

       

      まとめ|スライド作成のコツを学んで英語プレゼンを成功させる

      ここまで、英語プレゼンのスライド構成や、パワーポイントを作成するコツを紹介してきました。

      この記事で紹介した、スライド作成のポイントを抑えて練習すれば、英語プレゼンはそれ程難しく感じなくなるはずです。

      ぜひ実践してみて下さい。

       

      スライド作成のコツを掴んだら、次は英語でプレゼンを成功させるスキルを身につけるのがオススメです。

      プレゼンができるようになると、英語を使って仕事で成果を出せるようになるからです。そのためには「ビジネス英語」を身につけるのが早道。

       

      とはいえ、独学でプレゼンなどのビジネス英語を習得するのは簡単ではありません。

      最近になり、科学的な学習法で数ヶ月の短期間でビジネス英語が身に付くスクールが出てきています。自分に合ったスクールを見つけて、短期集中で一気にビジネス英語をマスターすると、その後の仕事でどんどん成果を出せるようになります。

       

      以下の記事には、筆者が実際に体験したおすすめのビジネス英会話スクールを紹介しています。「ビジネス英語を身につけてプレゼンができるようになりたい!」という場合は読んでみてください。

       

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      反対にTOEICの点数が低かったり、英語が流暢でなくても、”仕事で結果を出せる”英語力があれば、あなたの評価は高りますし、収入も上がります。

       

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      • 無駄な学習をしないので、最短で”仕事で結果を出せる”英語力が身につく。
      • 仕事相手の外国人の考えがわかり、コミュニケーションがスムーズになってストレスが減る。
      • 英語の会議や議論をリードできるようになり、上司や同僚から尊敬される。

       

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