英語のWEB会議、オンライン会議を成功させる!5のコツと11のキーフレーズ

コロナウィルス(COVID-19)の影響で、海外出張が取りやめになり、英語のWEB会議が増えた人もいるかと思います。

WEB会議は相手のしぐさや表情がハッキリ見えないので、対面の会議よりも難しいと感じる人も多いのではないでしょうか。

 

実際、私がビジネス英語コーチとしてサポートしていると、英語のWEB会議、オンライン会議に苦手意識を持つ人が多いと感じます。ですが、コツを押さえれば英語のWEB会議はそれほど難しくありません。

 

この記事では、年間50回以の英語WEB会議を実践している筆者が、英語のWEB会議の5のコツと11の使えるフレーズ集を解説します。

英語のWEB会議5つのコツ

英語のWEB会議5つのコツ
  1. 相手が「読んで分かる」資料を準備する
  2. WEB会議の接続状態を確認する
  3. よく使うフレーズを覚えておく
  4. 相手の発言をさえぎらない
  5. 議事録を作成する

     

    相手が「読んで分かる」資料を準備する

    英語のWEB会議では、事前の資料準備が重要です。たとえばプレゼン資料。

    なぜなら対面の会議と異なり、WEB会議では考えを伝えるのが難しいからです。対面の会議ならジェスチャーを使ったり、白板や紙に絵を描いたりしてイメージを共有することが簡単です。

     

    しかしWEB会議の場合、ジェスチャーや白板を使って説明するのは簡単ではありません。英語のスピーキング力のみで乗り切るには、ネイティブ並みの英語力が必要になります。

     

    また、WEB会議では接続の問題で音声が途切れがちになるケースがあります。ただでさえ英語のコミュニケーションは難しい上、音が途切れがちになると意志疎通が困難になります。

     

    以前、筆者は「当日のアドリブで何とかなるだろう」と思い、資料準備を怠ったことがありました。運悪く会議当日の回線の調子が悪く、先方の英語が早口で、ほとんど何を議論しているのか分からなくなってしまいました。その結果、こちらから伝えたかったことが伝わらず、会議が無駄になってしまった経験があります。

     

    そのため、WEB会議に使うプレゼン資料は分かりやすく書くことをおすすめします。具体的には「相手が読んで分かるレベル」です。分かりやすい資料を準備しておくと、会議当日の英語の説明が伝わりづらくても、自分の意図が相手に伝わるためWEB会議をスムーズに進めることができます。

     

    WEB会議の接続状況を確認する

    会議のスタート時に、音声の接続状況を確認します。

    音が小さかったり、ノイズが入ったり、ハウリングしたりするとWEB会議中の議論を聞き取れなくなるからです。

    基本的なことですが、うっかり接続状況の確認を忘れたまま会議を始めると、途中で音声が聞き取れなくなり会議を中断せざるをえなくなります。

     

    WEB会議の場合、複数の場所から接続するケースも多くあります。会議の最初に、参加者の確認、音声が聞こえているかのチェックをするとよいでしょう。

     

    よく使うフレーズを覚えておく

    WEB会議でよく使われるフレーズは、ある程度決まっています。

    そのため、よく使うフレーズを覚えておくと、とっさの時に沈黙せずにすみます。

    反対にフレーズを覚えていないと沈黙してしまい、相手の言っていることを理解できなかったり、自分が言いたいことを言えなくなってしまいます。

    WEB会議でよく使う11のフレーズは、後ほど詳しく紹介します。

    相手の発言をさえぎらない

    対面の会議の場合、議論がヒートアップすると相手の発言をさえぎってしまうことがあります。

    WEB会議の場合は、できるかぎり相手の発言をさえぎらず最後まで聞くことを意識した方がよいでしょう。

    なぜならWEB会議の場合、複数の人が同時に話すと内容を理解できなくなるからです。

     

    心理者アルバート・メラビアンが提唱した「メラビアンの法則」をご存知でしょうか。

    話し手が聞き手に与える影響を、「言語情報」「聴覚情報」「視覚情報」に分け、それぞれの寄与率を示したものです。

     

    メラビアンの法則

    ・言語情報(Verbal)・・・7%
    言葉そのものと話の内容

    ・聴覚情報(Vocal)・・・38%
     声のトーンや大きさ、テンポなど

    ・視覚情報(Visual)・・・55%
     話し手の表情や目線、態度やしぐさ。または見た目

     

     

    このように聞き手は、言語情報をたった7%しか使っておらず、残りの93%は声のトーンやジェスチャーなど非言語情報を元に判断しています。

     

    WEB会議では、非言語的な情報の多くが失われてしまいます。つまり、7%にあたる言葉の内容のみで発言を理解しているということ。

    WEB会議で複数の人が同時に話すと、言語の情報量が多くなりすぎ、理解が追い付かなくなりがちです。

    そのため、WEB会議では相手の発言をさえぎらず区切りまで話を聞くことをおすすめします。

     

    議事録を作成して相手と共有する

    通常の会議でも議事録を作成する機会は多いと思います。英語のWEB会議の場合は、議事録を作成し相手と共有することをおすすめします。

    なぜなら英語のWEB会議の場合、相手と誤解が生じているケースがあるからです。

    相手の発言内容を誤解していたり、こちらの発言の意図が伝わっていなかったりするケースです。

     

    議事録の内容は、以下の内容を箇条書きで共有するとよいでしょう。

    • 会議で決まったこと
    • 次のアクションの担当と納期

    メモ書きのメールで十分なので、簡単な議事録を作成して相手と共有することをおすすめします。

     

    英語のWEB会議で使える11のフレーズ集

    次に英語のWEB会議で使える11のフレーズを紹介します。

    WEB会議をはじめるときに使うフレーズ

    最初に、WEB会議をはじめるときに使えるフレーズを紹介します。

     

    フレーズ1|接続の確認

    “Hello, this is ●● speaking. Can you hear me?”
    (私は●●です。聞こえますか?)

    フレーズ2|参加者の確認①

    “We have ●● from marketing team, and ◆◆ from R & D participating in the meeting.”
    (マーケティングチームから●●、R & D(研究開発)チームから◆◆が参加しています。)

    フレーズ3|参加者の確認②

    “Is everyone there? Can we start the meeting?”
    (みなさんお揃いですか? 会議を始めましょうか?)

    フレーズ4|会議の開始

    “Let’s get started.”
    (それでは始めましょう。)

     

    WEB会議が始まるときは、大体同じ流れなのでよくフレーズを覚えておくとスムーズに会議を始められます。

     

    WEB会議の進行中に使うフレーズ

    次にWEB会議の進行中によく使うフレーズを紹介します。

     

    フレーズ5|議題について話しはじめるとき

    “I’d like to talk about ~.”
    (~について話をしたいのですが)

    フレーズ6、7|相手の発言がわからなかったとき

    “Could you repeat again?”
    (もう一度、言ってもらえませんか?)

    “Sorry, I couldn’t understand. Could you speak more slowly?”
    (すみません、わかりませんでした。もう少しゆっくり話してもらえますか?)

    フレーズ8|相手の発言を理解できているか心配なとき

    “Let me confirm my understanding.” あるいは、”Let me check my understanding.”
    (私の理解が合っているか確認させて下さい。)

    フレーズ9|時間を稼いで、考えを整理したいとき

    “Could you wait a moment?”
    少し待っていただけますか。

    このように定型のフレーズを覚えておくだけで、会議中のとっさの事態にフリーズするのを防げます。

    WEB会議の最後に使うフレーズ

    フレーズ10|質問やコメントを確認するとき

    “Are there any questions or concerns?”
    (何か質問やコメントはありますか?)

    フレーズ11|会議を終えるとき

    “I think that’s all for today.”
    (今日の会議はここまでです。)

    まとめ|コツとフレーズを覚えて英語のWEB会議を成功させる

    相手の姿がはっきり見えなかったり、ジェスチャーを使ったコミュニケーションが取りづらかったりするため、英語のWEB会議に苦手意識を持つ人が多いかと思います。

    しかし慣れてしまえば、英語のWEB会議は怖くありません。

    この記事で紹介した5つのコツと、フレーズ集を使って英語のWEB会議に臨んでみて下さい。

    きっと、これまでより楽にこなせるようになるはずです。

     

    英語のWEB会議をうまくこなして、ビジネスで成果をあげたい人へ

    この記事で解説した5つのコツと、フレーズ集を使えば英語のWEB会議をこなす苦労が少なくなるでしょう。

    ただし、英語のWEB会議で積極的に発言し、議論をリードして大きな成果をあげるには不十分です。なぜなら、英語で議論をしたりミーティングをファシリテートしたりするには、本質的なビジネス英語を身につける必要があるからです。

     

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